Het update proces
Bij het updaten van een eerder gedane zoekactie maakt de medische bibliotheek gebruik van haar eigen methode. Een artikel over deze methode wordt momenteel voorbereid als onderdeel van een grotere serie artikelen over EndNote voor Systematic Reviews. Ze werkt als volgt:
Alle resultaten zoals die op dit moment uit de databases komen worden gedownload in EndNote en ontdubbeld. De aantallen resultaten uit deze actie komen in het word document dat ter verantwoording wordt opgestuurd.
Het vorige EndNote bestand wordt in zijn geheel toegevoegd aan dat nieuwe EndNote bestand. Daarna wordt nogmaals ontdubbeld, maar daarbij worden beide dubbelen verwijderd. In het EndNote bestand staan daarom alleen de artikelen die niet in het vorige EndNote bestand zaten.
De aantallen kloppen niet
De aantallen resultaten in de twee EndNote bestanden bij elkaar opgeteld, zijn echter meestal niet gelijk aan het totaal aantal dat gedocumenteerd is in het Word document. Dat komt omdat artikelen die de vorige keer wel gevonden zijn, nu niet meer gevonden worden. Dat kan verschillende redenen hebben:
- Een artikel valt niet meer in de relevance ranking die gebruikt is. Bijvoorbeeld van Google Scholar worden regelmatig de eerste 200 artikelen gebruikt. Wanneer er andere relevante artikelen worden gevonden, of Google verandert het sorteer algorithme kunnen eerder gevonden artikelen nu op een plaats boven de 200 komen te staan.
- Een artikel zit niet meer in de database. Bijvoorbeeld PubMed as supplied by publisher wordt vrij breed gezocht (sinds kort wordt voor nieuwe publicaties deze database niet meer gebruikt, omdat Medline Ovid nu ook Epub ahead of print bevat). Een artikel kan inmiddels in Medline zijn opgenomen, en daar niet meer binnen de wat striktere zoekactie vallen.
- De thesaurus termen van een artikel zijn gewijzigd. Met name in embase worden trefwoorden in eerste instantie vaak automatisch toegekend. Later worden die herzien door gespecialiseerde medewerkers. Misschien zijn de automatisch toegevoegde thesaurustermen niet relevant geweest.
Om vergelijkbare redenen kan het overigens ook zijn dat in de update artikelen gevonden worden die een publicatiedatum hebben van voor de oorspronkelijke zoekdatum.
Hoe krijg je je flow chart kloppend?
Bij een review artikel wordt vaak een flow chart gepubliceerd van het in-/exclusieproces. De getallen daarvan kunnen als volgt kloppend ingevuld worden.
# Records screened for relevance is bekend: dat is het aantal genoemd in het Word document
# Full articles accessed for eligibility is bekend: dat is het aantal artikelen dat full text gelezen is bij de vorige screening, plus het aantal artikelen dat in deze ronde full text wordt gelezen.
Het verschil tussen die beide getallen is # records excluded.
N.B. In de eerste ronde bij screenen op titel en abstract hoeven niet de expliciete redenen te worden gegeven met de aantallen waarom artikelen zijn geëxcludeerd. Dat is pas bij full text screenen noodzakelijk.