Lege bibliotheek bij samenwerken

Als je samenwerkt met andere onderzoekers van buiten het Erasmus MC of als je EndNote lokaal op je thuisapparaat hebt geïnstalleerd, dan kan het zijn dat bibliotheken die je als .enlx-bestanden ontvangt in je Erasmus MC-omgeving leeg zijn.

Dit wordt veroorzaakt door een recente update van EndNote (versie X9.3.2 naar X9.3.3). Gedwongen door veranderingen in de nieuwste Mac IOS schakelde EndNote over op een 64-bits applicatie. Een bestand dat is gemaakt of opgeslagen in een 64-bits toepassing kan niet worden geopend in een 32-bits omgeving en zal als leeg worden weergegeven. Na een update worden alle bestaande EndNote-bibliotheken die worden geopend, geconverteerd naar een 64-bits bestand met –converted achter de bestandsnaam, terwijl de oude 32-bits bibliotheken nog steeds bestaan. Daarom hebben we nog niet geüpdatet naar de nieuwste EndNote-versie.

In het voorjaar van 2021 komt er een nieuwe versie van EndNote beschikbaar: EndNote 20 (X9 is eigenlijk versie 19). Dit omvat een belangrijke update van functies en een belangrijke wijziging in de interface, waarvoor uitgebreidere begeleiding en documentatie van de Medische Bibliotheek nodig zal zijn. Dan zullen we overschakelen naar een 64-bits versie.

Als u in de tussentijd een EndNote-bestand ontvangt van iemand met EndNote X9.3.3, vraag hem dan om de inhoud van zijn bibliotheek te exporteren als een .ris-bestand. Volg de onderstaande stappen. Wanneer u het .ris-bestand heeft ontvangen, kunt u deze importeren in uw eigen 32-bits EndNote-bibliotheek.

Exporteren van een .ris file bij de 64-bits EndNote installatie

Selecteer de referenties die je wilt exporteren en ga naar File > Export.
Wijzig de extensie in het bestandsnaamveld handmatig van .txt in .ris (je hoeft het vervolgkeuzemenu ‘Save as’ niet te wijzigen).
Selecteer in het Output Style vervolgkeuzemenu RefMan (RIS) Export. Als je deze optie niet in de lijst ziet, klik dan op “Select another style …” en selecteer die optie eerst in die lijst.
Klik nu op Save en stuur het bestand naar de gewenste ontvanger met een 32-bits versie.

Openen van een .ris file op een 32-bits EndNote installatie

Open eerst een bestaande bibliotheek of maak een nieuwe bibliotheek waarin u de naar u toegezonden referenties wilt importeren.

Open nu het .ris-bestand rechtstreeks vanuit uw e-mail of vanuit Windows Verkenner. De inhoud wordt automatisch geïmporteerd in uw huidige EndNote-bestand.

Voor vragen stuur ons een e-mail: info.mb@erasmusmc.nl

Hoe kan ik het beste mijn bestanden opslaan (bijv. om ze thuis en op het werk te kunnen gebruiken)?

Eén bestand voor alle artikelen

Het meest overzichtelijk is het om één groot bestand te houden voor alle artikelen die je publiceert. Hierin zitten dan alle referenties die je hebt gebruikt en PDFs die je hebt gelezen. Zo hoef je nooit lang naar een referentie te zoeken.

Twee delen: .enl en .data

Een EndNote bestand bestaat altijd uit twee delen, een bestand *.enl en een map *.data. Die twee moeten altijd bij elkaar blijven en dezelfde naam houden. Verander je de naam van de een, moet je ook de andere aanpassen.

Geen File > Save

EndNote kent geen File > Save, alleen File > Save a Copy. EndNote slaat alle wijzigingen direct op. Gebruik File > Save a Copy alleen om daardwerkelijk een kopie te maken, bijvoorbeeld als backup.

Opslaan op externe harde schijf of USB-stick

Als je thuis en op het werk met dezelfde EndNote file wilt werken is het handig deze op een draagbare harde schijf op te slaan of op een USB-stick.

Tips voor het gebruik van EndNote voor (Systematic) Reviews

Het programma EndNote kan veel meer dan alleen een literatuurlijstje opmaken bij een artikel. Met name bij systematic reviews kan het erg handig zijn om dit in EndNote te doen.

Je kunt EndNote gemakkelijk gebruiken voor het beoordelen van artikelen voor inclusie in een (Systematic) Review. Je maakt daarvoor groepen aan en sleept de artikelen uit de map Unfiled naar de betreffende groep.

De medewerkers van de Medische Bibliotheek van het Erasmus MC hebben hierover een artikel geschreven in JMLA. Hierin wordt de procedure stap voor stap uitgelegd: Reviewing retrieved references for inclusion in systematic reviews using EndNote